Когда можно использовать факсимиле

Факсимиле в юриспруденции — точное воспроизведение подписи ответственного лица техническим способом, обычно в виде печати (штампа). В правоприменительной практике может использоваться при оформлении некоторых документов. Однако перечень ситуаций, при которых «живая» подпись не может быть заменена факсимиле, очень широк. Хотя применение факсимиле чрезвычайно удобно в организациях с высоким документооборотом, неправомочное использование такого способа заверки документов может привести к серьёзным неприятностям.

Основная статья, регламентирующая применение факсимиле в российском правовом поле — № 160 в ГК РФ, пункт 2. Согласно ей, копия или аналог собственноручной подписи (например, электронная подпись), «допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». В действительности, случаев таких не так уж и много. В области гражданско-правовых отношений это — небольшой перечень международных конвенций с участием РФ (например, Будапештская конвенция о перевозке грузов по внутренним водным путям). И в любом случае, взаимное соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручно. Если такого соглашения не обнаружится, судебные споры между контрагентами закончатся признанием договорных отношений недействительными, а обязанностей по их удовлетворению — ничтожными.

А вот перечень условий, при которых применение факсимиле недопустимо, широк и разнообразен. Среди них такие важные, как:

  • выдача доверенности одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ и Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164),
  • оформление первичных учётных бухгалтерских документов - накладных, счетов-фактур, путевых листов и других финансовых документов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте», письмо ФНС от 01.04.2004 № 18-0-09/000042, письмо Министерства финансов РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/88–404),
  • заключение трудового договора и прочие распорядительные документы руководителя организации (ст. 67 Трудового кодекса),
  • подписание векселя (п. 75 Положения о переводном и простом векселе в Постановлении ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 и информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.07.1997 № 18),
  • оформление банковской карточки при открытии банковского счёта юридического лица (Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И),
  • подача заявлений физических и юридических лиц в органы государственной власти и местного самоуправления.

Нарушение любого из перечисленных условий может привести к юридическим неприятностям и финансовым потерям, как у юридических лиц, так и у их руководителей. Чтобы этого не произошло, необходимо соблюдать два правила безопасности.

Во-первых, использование факсимиле должно быть строго регламентировано внутренним распорядком организации. Назначенные ответственные лица, допущенные к факсимиле, осуществляют его получение и сдачу на хранение (в сейф), внося соответствующие записи в журнал учёта. Перечень документов, на которые они имеют право ставить факсимиле, должен быть актуален и подписан руководителем. Проверка наличия и, когда это требуется, уничтожения факсимиле (при износе оттиска или увольнении сотрудника) осуществляется назначенной руководителем комиссией. Регламент действий при потере или краже факсимиле, с обязательным обращением в полицию, должен быть расписан и утверждён заранее.

Во-вторых, в условиях строгости и, местами, невнятности требований российского законодательства относительно возможностей использования факсимиле, имеет смысл оформить доверенность на подписание тех или иных документов от имени организации ответственным сотрудникам.

Назад к списку статей